Finanskrisen kradser. Politikerne vil gerne have vished for, at borgerne får værdi for samfundets ydelser. Kommunerne vil gerne blive skarpere på, at deres indsats har en effekt. I disse tider vinder forandringsteori indpas på beskæftigelsesområdet.

Jobcentrene anvender forandringsteori både som et redskab til organisationsændring og til at optimere en konkret indsats, så forløbet mod et job bliver så kort som muligt. Selv om det hedder en teori, er det snarere en metode eller tilgang til forandring via systematik og resultatbaseret styring.

”Forandringsteori er dybest set et spørgsmål om at sikre en sammenhæng mellem det, vi ønsker at opnå, og de aktiviteter og ydelser, som vi iværksætter over for borgerne. Både af hensyn til borgeren og kommunens økonomi er der brug for større viden om, hvad der virker. Lidt karikeret sagt forvalter vi i dag vores penge på et relativt tyndt grundlag. Vi ved, at løntilskud og virksomhedspraktik er med til at få folk i arbejde, mens der ikke foreligger viden om, hvordan man fx sikrer fremmødestabilitet eller skaber motivation. Her giver forandringsteori os indsigt i sammenhængen mellem aktiviteter og resultater. Og så kan vi tage konsekvensen, som i det gamle indianske ordsprog: Hvis din hest er død, så stå af. Vi skal med andre ord ikke fortsætte med aktiviteter, der ikke medfører de ønskede resultater. Det er den refleksion, der er helt afgørende,” siger Piet Juul Birch, underdirektør i Marselisborg Praksisvidencenter.

Marselisborg Praksisvidencenter er en viden- og konsulentvirksomhed, der siden 2001 har arbejdet på at udvikle rammerne for og indsatsen i den offentlige sektor. Marselisborg Praksisvidencenter er specialiseret i at udføre forandrings- og udviklingsopgaver for staten, kommunerne og hos private virksomheder.

Vejledning i skema
I forhold til vejledernes felt – indsatsen over for borgerne – består forandringsteori kort fortalt i at definere en målgruppe og opstille et mål, fx selvforsørgelse. Dernæst beskriver man arbejdsopgaver og delmål som motivation og udbygning af kompetencer. Når aktiviteterne er i gang, registreres resultaterne løbende i et dertil udviklet målesystem. Sagsbehandlerne reflekterer fx over, hvordan deres individuelle samtaler virker for borgerens motivation og arbejdsmarkedsparathed. Resultaterne registreres, så jobcentret fremadrettet kan vælge de bedste metoder.

Kan man måle vejledningsindsatsen og putte den i et skema?

”I starten er tilgangen meget abstrakt for sagsbehandlerne. Pludselig skal de forholde sig til, hvorfor de opbygger deres vejledningssamtaler, som de gør. For hvad er det helt konkret, der gør, at samtalen understøtter borgerens vej mod selvforsørgelse? Det, vi skal være tydelige på, er de trin, som vi skal træde for at sikre fremdrift i processen. Det er en svær, men nødvendig øvelse, hvis vi vil forstå, hvad der virker.”

Mere måling. Løber sagsbehandlerne ikke skrigende bort?

”Min erfaring er, at det skal italesættes over for medarbejderne, at de vil blive frustrerede. For det er vanskeligt at sætte ord på helt præcist, hvilke aktiviteter der fører til hvilke resultater. De færreste mennesker elsker målinger. Det opfattes som en bureaukratisk øvelse, der ikke har nogen værdi for det, det hele handler om; processen med borgeren. Det er en helt forståelig reaktion – særlig, fordi vi er vant til at registrere uden at få noget tilbage. På beskæftigelsesområdet bliver vi fanget i drift, og så kan vi ikke overskue at måle endnu mere. Sagsbehandlerne sidder og registrerer i systemer, hvor de ikke kan trække ud, hvordan det går med deres borgere. Det er registrering af hensyn til revisionen i stedet for læringen.”

Men sagsbehandlerne ved vel godt, hvordan man vejleder?

”Forandringsteori handler om at komme under overskrifterne, og inden for vejledning bruger vi en masse floskler. Vejledere vil have ”håndholdt vejledning” og ”flere individuelle samtaler”. Men vi skal helt ned og se på indholdet, hvis vi vil flytte os. Hvorfor bygger jeg samtalen op, som jeg gør? Hvordan skaber jeg øget motivation, hvis borgeren tænker meget snævert og kun vil være frisør? Hvad siger jeg, og hvilke aktiviteter iværksætter jeg for at ændre overbevisningen? Essensen i forandringsteori er den refleksive tilgang til vejen til målet. Hvordan har hvert skridt betydning, og er det det rigtige skridt, vi tager? Det kræver en struktur med indlagte læringsmøder, hvor medarbejdere og ledelse drøfter indsatsen over for resultater. Vores indtryk er, at medarbejderne gerne vil bringe deres faglighed i spil og have indflydelse på at finde frem til, hvad der i virkeligheden får folk i arbejde.”

Er det ikke meget ressourcekrævende?

”Vores erfaring er, at der i starten skal bruges mange ressourcer til at udvikle en teori. Men når først den er udviklet, har du et meget bedre fundament for din fremadrettede tilbudsudvikling. Den investering, vi foretager, kommer trefoldigt igen på den lange bane, da vi fremadrettet får viden om præcist hvilke aktiviteter, der skal justeres. Vi undgår dermed at stoppe en indsats, der grundlæggende er rigtig god, men hvor det alene er et ud af ti forhold, der gør, at hele maskineriet ikke virker.

Den investering, der skal foretages, er først og fremmest afholdelse af workshopper, hvor man udarbejder målgruppe-, resultat-, og aktivitetsbeskrivelser. Også indikatorer for mål og delmål skal beskrives, fx hvornår en borger er mere motiveret eller arbejdsmarkedsparat. Som for enhver anden tilbudsudvikling skal der efterfølgende laves undervisningsmaterialer, ugeplaner, en eventuel kravspecifikation til anden aktør, og der skal træffes beslutninger om bemanding. Endelig er der etableringen af et målesystem, der sikrer, at vi kan skabe læring af indsatsen.”

Hvad er så fordelene?

”Når man har udarbejdet sin forandringsteori og dokumentationsredskab, strømmer læringen tilbage til medarbejderne. Alle elementer i vores forandringsteori er til revision og bliver italesat; fra en borger træder ind på jobcentret, til sagen er afsluttet. Styrken ved tilgangen er, at man fremadrettet kan nøjes med at udskifte de enkelte defekte tandhjul i stedet for at skifte hele motoren. Det er en slags evalueringsproces, som man etablerer i alle arbejdsgange. Det betyder, at man kan justere tilbudsviften løbende i stedet for at starte forfra hele tiden.”

Hvad er svaghederne?

”Svagheden er, at det i første omgang koster ressourcer at skabe et udgangspunkt for læring. Ud over investeringen er det også en udfordring, at teorien kan blive forholdsvis kompleks, når én aktivitet kan lede til flere delmål, som fx virksomhedspraktik, der både styrker arbejdsidentiteten, udbygger kompetencer og give større forståelse for egne beskæftigelsesmuligheder. Ledelsen bør holde sig for øje, at medarbejderne typisk griber fat i de aktiviteter, de allerede udfører. For at imødekomme dette er der brug for en facilitator, som kan byde ind med best practice og skabe forandring. Ellers bliver det mere en konserverende end en udviklende øvelse. Her bistår Marselisborg Videncenter jobcentrene i hele processen med at integrere forandringsteori til et styrings- og læringsredskab.”

Er forandringsteori fremtiden?

”Det er i hvert tilfælde nutiden. Der er brug for præcise fagbeskrivelser og et gedigent undervisningsmateriel, så jobcentrene får styrket fagligheden endnu mere og sat fokus på effekt i stedet for høj refusion. Borgerne har krav på en virkningsfuld indsats.”