I artiklen her gives der et overblik over lovgivningen med udgangspunkt i forvaltningslovens regelsæt og hvilke forhold, man skal være opmærksom på, når man står i en situation, hvor det er på tale at videregive oplysninger.
Som vejleder har man som udgangspunkt tavshedspligt med hensyn til oplysninger om enkeltpersoners forhold
Det er hovedreglen, og den fremgår klart og tydeligt af forvaltningslovens § 27. Det hedder bl.a. i forvaltningsloven, at den, der virker inden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt, når en oplysning er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til enkeltpersoners interesser.
Denne regel er ikke til hinder for, at man som vejleder kan fortælle om nogen af de oplevelser, som man har haft med brugere i løbet af dagen til fx sin familie, når man kommer hjem fra arbejde.
Det helt centrale i den sammenhæng er imidlertid, at man ikke giver oplysninger, som gør, at det bliver klart, hvem det er, man taler om, hvem det er, man har haft kontakt med. Den, man fortæller det, må med andre ord ikke kunne identificere, hvem man taler om. Man skal også huske på, at tavshedspligten ikke ophører, når ansættelsen ophører. Den varer ved livet ud.
Overtrædelse af Tavshedspligten
At tavshedspligten er en størrelse, som skal tages alvorligt, bliver understreget med al tydelighed i og med, at det er gjort strafbart, at en offentlig ansat bryder sin tavshedspligt. Af Straffelovens § 152 fremgår det således, at den, der bryder sin tavshedspligt straffes med bøde eller fængsel indtil 6 måneder. Så vidt kommer det heldigvis sjældent, langt mere almindeligt sker der det, at en offentlig ansat får en påtale eller bliver afskediget på baggrund af at have brudt sin tavshedspligt.
Tavshedspligten fraviges, hvis der er lovhjemmel til det
Tavshedspligten er ikke en ukrænkelig størrelse, som man i alle tilfælde kan holde op foran sig som offentlig ansat, som begrundelse for ikke at ville videregive oplysninger om en bruger/borger, som man har/har haft kontakt med.
I forvaltningsloven gøres der op med, hvornår der trods tavshedspligten, kan ske videregivelse af oplysninger. Det bemærkes, at tilsvarende regler findes i Persondataloven.
To typer af personfølsomme oplysninger
I forvaltningsloven sondres der mellem to typer af personfølsomme oplysninger om enkeltpersoner:
Videregivelse af andre fortrolige oplysninger
”Andre fortrolige oplysninger” kan karakteriseres som de mindst personfølsomme oplysninger. De er fortrolige, men det er ikke oplysninger, som kommer ”ind under huden”. Som eksempler på sådanne andre fortrolige oplysninger kan nævnes oplysninger om en borgers adresse, civilstand, børn, økonomiske forhold og skole- og uddannelsesforhold.
Sådanne andre fortrolige oplysninger må godt videregives til en anden forvaltningsmyndighed uden samtykke fra borgeren, hvis oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe. Dette fremgår af forvaltningslovens § 28 stk. 3.
I og med at der er lovhjemmel til at videregive andre fortrolige oplysninger, såfremt de er af væsentlig betydning for den myndighed, som spørger efter dem, er den myndighed, som har oplysningerne også forpligtet til at videregive dem, og kan altså ikke vælge at henholde sig til sin tavshedspligt.
Videregivelse af oplysninger om rent private forhold
Oplysninger om rent private forhold er de mest personfølsomme oplysninger. I forvaltningslovens nævnes som eksempler herpå bl.a. oplysninger om race, religion, hudfarve, politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende.
Sådanne oplysninger må kun videregives til anden forvaltningsmyndighed, hvis kravene i forvaltningslovens § 28 stk. 2 er opfyldt. Ellers er hovedreglen, at sådanne oplysninger ikke må videregives til en anden forvaltningsmyndighed.
Hvornår må man så videregive oplysninger om rent private forhold til en anden myndighed?
Af forvaltningslovens § 28 stk. 2 fremgår det, at oplysninger om rent private forhold godt må videregives, såfremt der enten er
- Samtykke hertil fra den, som oplysningen vedrører.
- at det følger af lov, at oplysningen skal videregives.
- eller en afvejning fører til, at hensynet til at videregive oplysningen vejer tungere end de interesser, der begrunder hemmeligholdelse.
- at videregivelsen er nødvendigt for den myndighed, som afgiver oplysningen, for at behandle sagen eller for at myndigheden, der afgiver oplysningen kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.
Forudsætningen for at kunne videregive en oplysning om rent private forhold er således først og fremmest, at den, som oplysningen vedrører, har givet samtykke hertil. Udviklingen forvaltningsretligt er gået i retning af, at denne mulighed også først bør forsøges, selv om der måtte være lovhjemmel til at videregive oplysningen.
Samtykke og lovhjemmel er de to bestemmelser, som oftest kommer i anvendelse i forhold til de 4 muligheder som nævnes ovenfor, mens mulighederne 3 og 4 er mere specielle og som oftest i forhold til en vejlederfunktion ikke vil komme i spil. Så i det følgende koncentreres alene om samtykke (1) og lovhjemmelsmuligheden (2) for at videregive oplysninger om rent private forhold.
Samtykke til at videregive oplysninger om rent private forhold til en anden myndighed (1)
Den bedste forudsætning for at videregive en oplysning om rent private forhold til en anden myndighed er naturligvis, at den, som oplysningen vedrører, har givet samtykke hertil. Dermed sikres der forståelse for videregivelsen hos borgeren. Der stilles i forvaltningsloven krav om, at samtykket skal være skriftligt, og at det fremgår hvilke type oplysninger, der må videregives, til hvem oplysninger må videregives og til hvilket formål. Dermed sikres det, at det er et informeret samtykke, som der gives.
I den sammenhæng kan man forestille sig, at en vejleder får samtykke til at videregive oplysninger om den unges rent private forhold til socialforvaltningen i den kommune, hvor den unge bor med henblik på, at kommunen får mulighed for at overveje hjælp til den unge iht. serviceloven (hjælpeforanstaltninger for børn og unge) eller aktivloven (hjælp til enkeltudgifter eller anden støtte til at gennemføre uddannelsesforløbet), for at den unge kan forblive i uddannelsesforløbet.
Det følger af lov, at oplysningen om rent private forhold kan videregives til en anden myndighed (2)
Hvis der ikke kan opnås samtykke til at videregive oplysningen, må man forholde sig til, om der er lovhjemmel til alligevel at videregive oplysningen til anden myndighed. Sådanne lovhjemler er generelt ikke særlig almindelige. Men de er dog blevet mere almindeligt forekommende under den nuværende regering, hvor der er kommet mere fokus på borgerens pligter, og at myndighederne sikres oplysninger om borgeren i forhold til myndighedens sagsbehandling.
Lovregler indenfor vejlederområdet til at videregive oplysninger
I dag er der fx pligt til, at uddannelsesinstitutionen underretter Ungdommens Uddannelsesvejledning i den unges kommune, hvis en ung under 25 år optages på, afbryder eller gennemfører et skole- eller uddannelsesforløb. Dette må anses for en ”anden fortrolig oplysning” og altså ikke en oplysning om rent private forhold, og for så vidt problemfrit i forhold til forvaltningslovens bestemmelser, og hertil kommer så, at der også er lovhjemmel til videregivelsen.
Herudover er der også er pligt til at underrette Ungdommens Uddannelsesvejledning i den kommune, hvor den unge bor, hvis det vurderes, at der er overhængende risiko for, at unge afbryder uddannelsesforløbet. Denne vurdering kan meget vel indeholde oplysninger om rent private forhold, og der bør i så fald først forsøges at få samtykke til at videregive oplysningen, inden lovhjemlen hertil bruges.
I god overensstemmelse med det nævnte om videregivelse af oplysninger om rent private forhold i forvaltningsloven fremgår det af bekendtgørelsen om vejledning, at udveksling af personfølsomme oplysninger mellem ungdomsuddannelsesinstitutionerne og Studievalg kun må finde sted efter samtykke fra den unge selv eller fra forældremyndighedens indehaver, såfremt den unge er under 18 år.
Herudover er der bestemmelser om, at indhold i den unges uddannelsesbog og uddannelsesplan skal følge med i ansøgningen til ungdomsuddannelser. Her må det sikres, at der ikke utilsigtet bliver videregivet oplysninger om den unges rent private forhold.
Regelsættet og Vejlederens rolle
Det kan således ikke undgås, at vejlederen kommer til at skulle forholde sig til spørgsmål om videregivelse af fortrolige oplysninger om en ung, som der er blevet givet vejledning.
Hertil kommer spørgsmålet om, hvad man skriver ned om samtalerne, som man har haft med den unge, og som senere kan vise sig at være grundlaget for en videregivelse af oplysninger til en anden myndighed.
Generelt er det bedste råd til vejlederen i forhold til det nævnte regelsæt at være åben og være i dialog med den unge. Det kan herunder være relevant at fortælle den unge, hvad det er, der bliver skrevet ned om en samtale. Bliver det aktuelt at videregive oplysninger til fx den unges hjemkommune på grund af problemer, vil det være naturligt først at prøve at få den unges samtykke til denne videregivelse, inden lovhjemlen til videregivelse bliver bragt i anvendelse.
Sammenfatning
Sammenfattende lægger forvaltningsloven op til, at man som offentlig ansat stiller sig følgende spørgsmål, når man står i en situation, hvor man er i tvivl, om man må videregive en fortrolig/personlig oplysning vedrørende en borger:
- Er det indenfor samme myndighed, jeg skal videregive oplysningen, eller er det til en anden myndighed?
- Hvad er det for en type oplysning, som jeg skal videregive. Er det en anden fortrolig oplysning eller er det en oplysning om rent private forhold?
- Såfremt der er tale om videregivelse af oplysninger om rent private forhold til en anden myndighed, er spørgsmålet om betingelserne for at videregive oplysningen, er opfyldte. Er der samtykke til videregivelsen? Er der lovhjemmel til videregivelsen?
Der er således en systematik, som man kan bruge – men vejlederen skal også foretage konkrete vurderinger. Enkelt er det ikke.
Der er nedsat en kommission af Folketinget, som bl.a. har fået til opgave at se på dette regelsæt om videregivelse af oplysninger. Det er også aktualiseret af, at vi i dag både har et regelsæt i Forvaltningsloven og i Persondataloven herom. Men der er ikke udsigt til, at der snarligt kommer lovforslag, som vil ændre det nugældende regelsæt.
